Tag 9 von 90: Wie attackiere ich meine To Do Liste jeden Tag?!

Herzlich Willkommen zu Tag 9 meiner 90-Tages-Challenge. Heute geht es um ein sehr wichtiges und persönliches Thema: Produktivität. Wie starte ich in den Tag, um meine To-Do-Liste zu attackieren? Wie bewältige ich die Vielzahl an Aufgaben, die oft 30 bis 40 Punkte umfassen? Wie komme ich zwischen Business, Sport, Familie und Social Media mit allem zurecht? In diesem Artikel teile ich meine Strategien, um effizient durch den Tag zu kommen.

1. Brain Dump (5:15 – 5:30 Uhr)

Mein Tag startet immer mit einem sogenannten „Braindump“. Das bedeutet, ich notiere alle Aufgaben und Gedanken, die mir im Kopf herumschwirren. Dafür nutze ich Apple Notes, da es auf all meinen Geräten synchronisiert wird. Ich beginne mit dem Datum und dem Wochentag und gehe dann die Notizen vom Vortag durch. Was muss ich rübertragen? Welche Aufgaben sind noch offen? Dabei priorisiere ich noch nicht, sondern notiere einfach alles, was mir einfällt.

2. Aufgaben kategorisieren (5:30 – 5:45 Uhr)

Ich organisiere meine Aufgaben in Listen, die ich entwickelt habe – das Gleiche gilt auch für meinen E-Mail-Posteingang:

• JETZT: Unmittelbare Aufgaben, die meine Aufmerksamkeit erfordern und die ich heute Morgen erledigen muss. Das Wichtigste ist, dass es sich um konkrete Aufgaben handelt, nicht um größere Projekte.
• SPÄTER: Aufgaben mit mehreren Schritten, die im Laufe des Tages in kleinere Aktionen aufgeteilt werden müssen.
• FOLLOW UPs: Während der Besprechungen versuche ich, mir Notizen über Dinge zu machen, die nachgefasst werden müssen. Ich füge den Namen und das Datum hinzu, wann/wie ich nachfassen soll.
• NUR ALS INFO: Ideen oder Aufgaben, die ich in der Zukunft machen könnte und die ich einfach festhalten wollte. Manchmal ist diese Liste sehr lang und ich übertrage sie per Copy-Paste. Wenn ich genervt bin, lösche ich sie ganz – haha.
• NEIN-Liste: Unbedingt notwendig! Dinge, die meine Aufmerksamkeit erregen wollen, zu denen ich aber absichtlich NEIN sagen muss!

Dieser Prozess hilft mir, die manchmal 40 Dinge, die meine Aufmerksamkeit verlangen, besser zu bewältigen und stellt sicher, dass ich meine Prioritäten für den Tag klar im Blick habe. Ich nehme mir ein paar Minuten Zeit, um meine Listen durchzusehen, vor allem die „JETZT“-Liste. Ich ordne die Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit. Ich berücksichtige die berühmten 4 D’s: Do, Delegate, Defer, oder Delete für jede Aufgabe.

3. E-Mails und Nachrichten (5:45 – 6:00 Uhr)

Ich stelle sicher, dass ich das nach den Notizen und vor dem JETZT tue. Ich weiß, dass die Leute sagen, man solle seine Mails morgens nicht bearbeiten, weil es die To-Do-Liste anderer Leute für einen ist, aber ich muss einfach die Disziplin entwickeln, zu wissen, was wirklich wichtig ist und was nicht. Das Ziel ist es, NICHT zu antworten, sondern alles zu erfassen. Spam lösche ich sofort. Dinge, die eine super kurze Antwort erfordern, beantworte ich, um sie aus dem Weg zu räumen. Die restlichen E-Mails sortiere ich dann nach denselben vier Kategorien wie oben. Ich habe dort auch einen Ordner für meine Assistentin Rina.

Das Gleiche mache ich für Slack, WhatsApp usw., nur ohne die Ordnerstruktur, sondern indem ich Erinnerungen einstelle.

Das ist das Gefährlichste, denn du kannst SO leicht an einer Nachricht für immer hängen bleiben!

4. Fokussierte Arbeitszeit

Ich beginne mit der Aufgabe mit der höchsten Priorität aus meiner „JETZT“-Liste in Notizen, E-Mails und Nachrichten. Ich habe gelernt, dass ich, wenn dort zu viele Dinge stehen, wahrscheinlich in die Falle getappt bin, zu viele Dinge für wichtig zu halten.

Ich nutze die Zeitsperre in meinem Kalender, um mir bestimmte Zeiten für intensive Arbeit und den Umgang mit Unterbrechungen einzuteilen. So kann ich sicherstellen, dass ich bei wichtigen Aufgaben vorankomme, ohne von weniger wichtigen Aktivitäten abgelenkt zu werden.

Normalerweise mache ich nach dem Mittagessen eine weitere dieser Sitzungen, die allerdings viel kürzer ist und meist nur 15-20 Minuten dauert, um zu sehen, ob ich etwas für den Rest des Tages anpassen muss. Abends mache ich dann noch eine, um sicherzugehen, dass ich nichts Wichtiges vergessen habe. Dieser ist normalerweise 5-10 Minuten lang und sehr kurz.

5. Meetings und Teamarbeit

Zwischen meinen Fokusphasen habe ich Teammeetings und arbeite an Projekten mit meinen Kollegen. Ich trage mir diese Termine in meinen Kalender ein, um den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass meine Assistentin keine weiteren Meetings in diese Zeiten einplant.

6. Andere Gedanken

Ich versuche, körperliche Bewegung in meine Routine einzubauen, um Energie und geistige Klarheit zu gewinnen, aber vor allem während des 90-Tage-Plans habe ich festgestellt, dass es einfacher ist, dies abends zu tun. 

Ich führe ein mehrjähriges Vision Board, eine jährliche Liste für Ziele, eine vierteljährliche Zielliste, monatliche Zielvorgaben und wöchentliche Ziele, die ich regelmäßig überprüfe, um sicherzustellen, dass meine täglichen Aufgaben mit diesen Zielen übereinstimmen. Das hilft mir, bei meinen täglichen Aktivitäten ein Gefühl für Richtung und Zweck zu bekommen.

Durch einen strukturierten Ansatz kann ich meine Aufgaben effektiver verwalten, Prioritäten setzen und mich klar auf meine strategischen Ziele konzentrieren. Das steigert nicht nur meine Produktivität, sondern stellt auch sicher, dass ich auf dem Weg zu meinen langfristigen Zielen Fortschritte mache.

7. Wie sieht es bei Dir aus?

Ich bin immer auf der Suche nach neuen Produktivitätstipps. Wie startest du in deinen Tag? Welche Strategien nutzt du, um deine To-Do-Liste abzuarbeiten? Lass es mich wissen und teile deine Tipps und Tricks. Falls du spezielle Fragen oder Themenwünsche hast, schreibe mir gerne.

Morgen startet bei uns das neue Customizable Smart Bundle Feature und ich freue mich schon sehr darauf. Ich halte Dich auf dem Laufenden.

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