Wie sieht ein guter Meeting-Kalender aus? Wie teilt man 1:1-Gespräche, kleinere sowie firmenweite Meetings optimal auf, und wie hält man sie produktiv? Erfahre meine Tipps & Tricks rund ums Thema Meetings an Tag 15 der 90-Tages-Challenge.
Wie oft und mit wem sollten Meetings stattfinden?
Wie oft und mit wem du Meetings abhalten solltest, hängt stark von der Größe und Struktur deiner Organisation ab. In meiner Firma, mit etwa 100 Mitarbeitern, haben wir eine Mischung aus Büro- und Remote-Arbeit. Unsere Woche beginnt immer mit einem Senior Leadership Ketchup am Montagmorgen. Dabei frühstücken wir gemeinsam, tauschen uns über das Wochenende aus und besprechen die wichtigsten Themen der Woche. Es ist ein lockerer Start, der die Woche auf eine positive Note setzt.
One-on-One-Meetings: Der direkte Draht zu deinen Teammitgliedern
Einmal pro Woche habe ich One-on-One-Meetings mit meinen direkten Berichtsstellen. Diese Treffen sind wichtig, um ein Update über ihre Teams zu bekommen, Probleme zu identifizieren und notwendige Entscheidungen zu treffen. Es geht weniger um Performance Reviews oder langfristige Pläne, sondern vielmehr um das Tagesgeschäft und die aktuellen Herausforderungen.
Team-Meetings: Der richtige Rahmen für produktive Diskussionen
Bei größeren Teams ist es wichtig, Meetings überschaubar zu halten. Die Jeff Bezos-Regel besagt, dass ein Meeting nicht mehr Leute umfassen sollte, als zwei Pizzen satt machen können. Für mich bedeutet das, dass ich Meetings mit fünf bis neun Teammitgliedern bevorzuge. Einmal die Woche haben wir größere Meetings, bei denen alle Abteilungen ihre aktuellen Projekte präsentieren. Diese “Pulse Meetings” sorgen für Transparenz und ein gemeinsames Verständnis der Unternehmensziele.
All-Hands-Meetings und Townhalls: Transparenz und Motivation
Alle zwei Wochen haben wir All-Hands-Meetings, bei denen ich vor der gesamten Firma präsentiere. Diese Meetings können spontan einberufen werden, wenn wichtige Themen anstehen. Es geht darum, Energie und Motivation ins Team zu bringen und alle auf dem neuesten Stand zu halten. Anonyme Fragen sind ein wichtiger Bestandteil unserer Townhalls, da sie den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, ehrlich und offen ihre Anliegen zu äußern.
Thematische Meetings: Fokus auf spezifische Themen
Neben den regelmäßigen Meetings gibt es thematische Treffen, die sich auf spezifische Projekte konzentrieren. Beispielsweise setze ich mich mit dem Teamleiter des Legal-Teams zusammen, um rechtliche Fragen zu besprechen, oder wir haben ein Marketing-Meeting, um neue Strategien zu entwickeln. Diese Meetings sind kleiner und fokussierter, um wirklich tief in die Materie einzutauchen.
Fazit
Produktive Meetings sind das Rückgrat einer erfolgreichen Organisation. Es ist wichtig, dass du sie strukturiert und zielgerichtet gestaltest. Finde heraus, welche Frequenz und Struktur für dein Team am besten funktioniert und scheue dich nicht, auch mal unkonventionelle Wege zu gehen. Ich hoffe, diese Einblicke helfen dir, deine Meetings effektiver zu gestalten. Bis morgen zu Tag 16!
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Dein Julian
Unternehmer / Investor / Sportler / Familienvater
